A Microsoft Office csomag a világ két leggyakrabban használt programjából áll, néhány szempontból nagyon hasonló: Access és Excel .
Az Excel kezdetben felületes, könnyebben használható és azonnali, és egy táblázatot kell kitölteni számokkal vagy értékekkel, amelyek automatikusan elszámolhatók.
A hozzáférés inkább bonyolultabb az elején, még akkor is, ha az alapok megértése után lehetőséget kínál arra, hogy maszkot készítsen, azaz testreszabható grafikus felületet, az értékek beillesztésére a cellákba, ami sokkal kényelmesebbé és felhasználóbarátabbá válik.
Mindkettő adatkezelési munka- és tanulmányi program, és fel lehet kérdezni, hogy melyik a kettő a jobb, és melyik igényeinek jobb az egyiket előnyben részesíteni a másiknak.
Röviden: az Excel adatelemző eszköz matematikai számítások és statisztikai összehasonlítások készítéséhez, amelyeket könnyen megosztható grafikonok formájában is be kell mutatni.
Az Access viszont egy adatkezelő program, egy valódi adatbázis-kezelő, amelyet több felhasználó is egyszerre használhat, és hasznos lehet az értékek szűrésére, strukturált megjelenítésére és bizonyos műveletek és események automatizálására.
Az Excel kiemelkedő a numerikus adatok elemzésében .
Az Excel használatához szükséges tanulási görbe meglehetősen rövid, és néhány alapvető funkció, például pivot táblák használatának megtanulásakor azonnal végrehajthat sok műveletet.
A legújabb verziók akkor tele vannak előrecsomagolt modellekkel, csak befejezésig.
Az Excel kiváló eszköz, ha két vagy három táblát kell használni, ehelyett sokkal kényelmesebbé válik, ha az adatbázis mérete növekszik.
Az Excel-táblázatok fenntartása több ezer, ha nem több tízezer bejegyzésnél, valóban nehezebbé válik, és az adatok fejlődésével fennáll a hibák kockázata a képletek, grafikonok és makrók frissítésekor.
Más, az Excelről szóló, már látott cikkekben:
- Hogyan használjuk az Excel táblázatokat
- 4 művelet, amelyet elvégezhetünk a Word és az Excel használatakor
- A legjobb Excel sablonok, amelyek ingyenesen letölthetők pénzügyi és kereskedelmi műveletekhez .
Az numerikus adatokra és szekvenciákra összpontosító Excelhez képest az Access valódi digitális archívum megoldás azokra az információkra, amelyek többször is felidézhetők a programon belül.
Az Access tanulási görbe hosszabb abban az értelemben, hogy a használat elkezdéséhez legalább az alapokat meg kell tanulmányozni, és meg kell értenie annak terminológiáját.
Az Access és az Excel közötti talán a legnagyobb különbség az adatmegőrzési módszer.
A hozzáférés bármikor megváltoztatható, és további információkat adhat hozzá, módosíthat, eltávolíthat vagy szűrhet adatokat anélkül, hogy a képletekre és a táblázatokra lenne hatással.
Ha azonban hatalmas adatkészletet használ Excelben, akkor előfordulhat, hogy egy kis változás tönkreteheti az egész táblát.
A hozzáférés egy lépéssel tovább halad az Excelnél, ha keresési listákat és érvényesítési szabályokat használ az egyes táblaszintű mezőkhöz.
A táblák közötti referencia-integritást, azaz összeköttetésüket az Access folyamatosan fenntartja, amely biztosítja minden információ értelmét.
A hatalmas adatbázisok összesítése viszonylag egyszerű az Access programban, amely lehetővé teszi az egyes információk azonnali szűrését, pivot táblák nélkül.
A hozzáférésről, amely kezdetben összetettsége miatt nyilvánvalóan kevésbé használt, mint az Excel, a múltban elkészítettem egy előzetes útmutatót, amely a Microsft Access alapján készült, hogy megértse, hogyan működik és mire használják .
Ennélfogva nincs jobb vagy rosszabb program, mindkettő kiváló eszköz, amelyet felváltva lehet használni az igényeknek, valamint az elvégzendő és karbantartandó munkának megfelelően.
Az Excel megkönnyíti az egyedi kimenetek generálását, nagyon rugalmas formázással és kommentárokkal, amelyeket bárhonnan könnyen hozzáadhat.
Ha azonban az adatokat és a kapcsolatokat idővel fenn kell tartani, a táblázatok valóban korlátozó jellegűvé válhatnak, így az Access játékba kerül.
A hibrid megoldás, amelyben az Access adatbázisból származó adatokat exportálják vagy lemásolják az Excelbe, minden bizonnyal a legjobb.
A programok integrálódnak egymáshoz, és lehetséges az Access adatok Excelbe importálása, és fordítva, az Access kitöltése a már létező Excel táblázatok segítségével (lásd a Microsoft útmutatóját).
Noha az Excel nem adatbázis, mégis széles körben használják az adatok tárolására.
Az Excel azonban az egyes fájlok adatbázisa, és nem egy olyan relációs adatbázis, mint az Access, ahol a különféle táblák adatai össze vannak kapcsolva és automatikusan megváltozik bizonyos események szerint.
Ha az egyszerű tábláknak több kapcsolódó adattáblává kell fejlődniük, akkor az Access az első választás.
Miután az adatok Access-ben vannak, felvehet több táblát, és egyesítheti őket, létrehozhat lekérdezéseket vagy nézeteket, meghatározhatja az adatszerkezetet és típusokat.
Nem kétséges, hogy az Access szolgáltatásban gazdag termék, bár az első hatások félelmetesnek tűnhetnek.
