A Microsoft Outlook a világon a leggyakrabban használt és leghíresebb program a számítógépen található e-mailek kezelésére, még akkor is, ha az az Office csomag része. Az Outlook alapvető fontosságú sok szervezetben, nemcsak nyilvánvaló e-mail kezelési képességei miatt, hanem a naptár, a feladatok és a címjegyzék funkciói szempontjából is.
A vállalatok számára az a kényelem, hogy az Outlookot összekapcsolják egy Exchange kiszolgálóval, hogy mindenki megoszthassa ugyanazt a címjegyzéket és a naptárakat, kiváló eszközzé válva a vállalati szintű együttműködés számára.
Otthoni használatra az Outlookot főként levelek letöltésére a számítógépre és az interneten kívüli tárolására használják, bár bár a legtöbb ember biztosan nem használja otthon az Exchange kiszolgálót, és valószínűleg nem is tudja, mi az. jellemzői, az Outlook funkciói erőteljes tevékenységek menedzsment eszközzé teszik azt személyes és nem professzionális felhasználásra is, e-mailek olvasására, találkozók követésére, címjegyzék szervezésére és még sok másra.
Ebben az útmutatóban összefoglaló és koncentrált tanfolyamot készítünk arról, hogyan lehet a Microsoft Outlookot használni (annak legújabb verzióját, az Outlook 2013-t ) annak fő funkcióinak megismeréséhez és az egyes e-mail fiókokhoz történő konfigurálásához .
Bárki, aki rendelkezik Microsoft Office programokkal (Word, Excel, Powerpoint stb.), Rendelkezik a számítógépen az Outlook programmal is, és az első hozzáférés céljából megnyithatja.
Mivel az Office sorozat terméke, ismerős felületet talál, kissé hasonló a Word-hez, még akkor is, ha egy teljesen más dolgot szolgál fel.
Az Outlook alapértelmezett nézete a beérkező levelek mappája, tetején egy szalagszalag van elrejtve, hogy helyet takarítson meg a képernyőn.
A szalag gyors megtekintéséhez és elrejtéséhez csak nyomja meg a CTRL - F1 billentyűket.
A sáv rögzítéséhez nyomja meg a rögzítésre szolgáló miniatűr gombot, és ne rejtse el azt.
A szalagszalag megkönnyíti a gombok megtalálását a funkciók aktiválásához és a program eszközök használatához.
A Kezdőlap fülön különféle gombok vannak, az üzemmódtól és a képernyőtől függően.
A főképernyőn lehetősége van a levelek küldésére.
Az Outlook bal szélén vannak mappák, a panel alján pedig az Outlook módok: Beérkezett üzenetek, Naptár, Emberek, Feladatok és így tovább.
A navigációs panel tetején lévő nyílra kattintva kinyílik az ablaktáblán, hogy megjelenjen az e-mail fiók mappastruktúrája.
Kattintson a három pontra további Outlook módok eléréséhez: Outlook megjegyzések, mappák és hivatkozások.
A „Navigációs lehetőségek” alatt megváltoztathatja a különféle elemek megjelenési sorrendjét, és deaktiválhatja a kompakt navigációt, ha nagy monitort használ.
A Küldés / Fogadás lap kifejezetten a beérkező levelek funkcióit érinti, de más módokban is megjelenik (naptár, feladatok stb.), Még akkor is, ha nem ugyanazok a funkciók.
A használt levelezési protokoll típusától (IMAP vagy POP) függően előfordulhat, hogy nem csak az üzenetek fejléceit töltheti le, jelölheti ki, vagy törli a letöltött üzeneteket, és más funkciókat is (amelyek csak a IMAP protokoll, mindig ajánlott)
A mappa fül lehetővé teszi a levelezőfiók mappáinak kezelését, újak létrehozását, a régi levelek és más tulajdonságok automatikus archiválásának szabályainak kiválasztását.
Naptár üzemmódban nincsenek mappák, így ebből a menüből a naptárakat lemásolhatjuk vagy áthelyezhetjük.
A mappák felépítése elengedhetetlen a levelek kezeléséhez és rendezéséhez, ne hagyja ki a fontos üzeneteket, és könnyebben megtalálja az e-maileket.
Egy másik cikkben megtudtuk, hogyan lehet szabályokat és e-mail szűrőket létrehozni a Microsoft Outlookon a levelek mappákba rendezésére .
A megjelenítési lehetőségek tartalmazzák azokat az alapvető funkciókat, amelyekkel elrejthetők vagy megjeleníthetők az Outlook felhasználói felületének egyes elemei és elemei, amelyek között emlékeztetők is vannak.
Naptár módban meg lehet változtatni a napok megjelenítését, a havi, a heti vagy a napi nézettel és a színnel.
A szalagszalag lehetőségei - amint fentebb említettük - a tartózkodási helytől függően változnak.
Ha új levelet ír, megtalálja az összes gombot a szöveg formázásához, a mellékletek, képek, címkék hozzáadásához stb.
A Beszúrás lap az Outlook minden részében megtalálható, és lehetővé teszi az üzenetek, tevékenységek, naptári események tartalmának megváltoztatását.
Az e-mail üzenetekhez van egy gomb az Opciókhoz, ahol megtalálható a kiválasztott téma, szín, betűtípus és effektus, a CCN (rejtett másolat, amelyet az e-mail címzettek elrejtéséhez használnak), valamint a az e-mail olvasása.
A Felülvizsgálat fül tartalmazza az automatikus helyesírási és nyelvtani javítási funkciókat, amelyek hasznosak az e-mailek írásakor elkövetett hibák elkerülése érdekében.
Az elküldött üzeneteket más nyelvekre is lefordíthatja.
Folytassuk az automatikus vagy manuális e-mail fiók beállítását
Az Outlook első indításakor felkérést kap egy fiók létrehozására, amelyet kezdetben ki is hagyhat, és később hozzáadhat.
Valójában fiók nélkül is használhatja az Outlook programot a naptár, a feladatok és a jegyzetek üzemmódban.
Mivel ez egy elsősorban az e-mail kezelésére tervezett program, érdemes azonnal hozzáadni egy fiókot az automatikus konfiguráció kipróbálásával, ahol csak be kell írnia a felhasználónevet és jelszót, amelyet a beérkező levelek eléréséhez használ.
Ha az automatikus konfiguráció nem működik (minden bizonnyal a Hotmail és az Outlook.com címekkel működik, de nem állítja, hogy más szállítókkal működik), akkor folytassa a kézi konfigurálást .
Ha fiókot szeretne hozzáadni az Outlook-hoz, lépjen a szalag Fájl fülére, és kövesse a kézi beállítási eljárást.
Kézi konfigurálás esetén az első választás egy POP vagy IMAP fiók használata (vagy Exchange fiók használata, ha az Outlookot irodában állítja be)
Egy másik cikkben már láttuk az IMAP és a POP közötti különbségeket, amelyek szintetikus módon a következők:
- A POP vagy a Post Office Protocol a legrégebbi protokoll, amelyet a levelek letöltésére használnak a számítógépre.
- Az IMAP ehelyett lehetővé teszi a webes levelek mappaszerkezetének másolását és az üzenetek szinkronizálását anélkül, hogy azok eltűnnének a levelezőkiszolgálótól, azzal a lehetőséggel, hogy csak az üzenet fejléceit töltse le anélkül, hogy a számítógépet ezer e-maillel és melléklettel töltené meg.
Ha lehetséges, mindig válassza az IMAP lehetőséget.
Megismerheti a Yahoo Mail-fiók Outlook-hoz történő hozzáadásának útmutatóját, a paramétereknek a levelezési szolgáltatótól függő megváltoztatásával.
Egy másik cikkben lépésről lépésre elmagyaráztam, hogyan konfigurálhatom a Microsoft Outlookot a GMail-lel e-mailek fogadására és küldésére a számítógépről.
Az Outlook programban annyi e-mail fiókot adhat hozzá és kezelhet, amennyit csak akar.
Ha több e-mail fiókot használ, például egy személyes és egy munkához, egy olyan e-mail kliens, mint az Outlook, valóban változtathat, és lehetővé teszi a naptári találkozók és tevékenységek összekapcsolását az életed megfelelő módon történő kezelése érdekében. teljes.
Két fiók hozzáadása után kiválaszthatja a konfigurálni kívánt fiókot a File fül Fiókinformáció oldalának tetején lévő legördülő menüből.
A " Fiókbeállítások " segítségével létrehozhat egy új fiókot, kijavíthat egy már hozzáadott fiókot, eltávolíthatja őket, beállíthatja kedvenc fiókját és megváltoztathatja a többi beállítást.
Címjegyzék-kezelés és névjegyek hozzáadása az Outlook-ban
A címjegyzékben szereplő névjegyek kezeléséhez nyissa meg a Személyek módot a Főoldal lapon, és adjon hozzá címeket és egyéb részleteket a fő interfészről.
Szinte biztosan szükség lesz a címjegyzék importálására a Google-tól, a Yahoo-tól vagy bármely más fiókjától, amelyet használ.
Ezután exportálnia kell a névjegyeket a címjegyzékből, majd importálni kell az Outlookba.
Általában ez könnyű feladat lenne, ha nem minden egyes fióknál lenne saját formátum, és komplikációk merülhetnek fel.
A legegyszerűbb módszer a címjegyzék szinkronizálása a Gmail és az Outlook között, és a névjegyek importálása.
Ellenkező esetben vCard kártyákat kell használnia, ahogyan az a vCard (vcf) fájlok importálásáról szóló útmutatóban olvasható, a Windows névjegyekbe és a Microsoft Outlookba.
A Microsoft Outlook fejlettebb funkcióinak feltárására, amelyeket már láthattunk más cikkekben:
- Ha több számítógépe van, ahonnan megkeresheti az e-maileket, de nem tudja használni az Exchange kiszolgálót, egy másik cikkben láthattuk, hogyan lehet a Microsoft Outlookot több számítógépen szinkronizálni .
- Tilos letiltani az összes válaszolást és az e-mailek továbbítását az Outlook használatával küldött üzeneteknél
- Késleltesse az e-mailt az ütemezett küldéshez
- Hogyan késleltethetjük az e-mailt az ütemezett küldéshez
Végül, ha nincs Outlook-ja, és hasonló ingyenes programot keres, akkor megnézheti a Microsoft Outlook számára legmegfelelőbb e-mail kliensek listáját, hogy leveleket olvashasson a számítógépről
