Bárki, aki egy vállalkozásban dolgozik vagy dolgozik, vagy bármilyen tanácsadási projektet folytathat, felhatalmazható arra, hogy írja meg az ülések jegyzőkönyvét . Általában ezt a feladatot a legfiatalabbra osztják, de nem mondják el, hogy még a legtapasztaltabb tanácsadónak vagy projektmenedzsernek is lehet ilyen szüksége.
Minden ülés alkalmával pontos dokumentációt kell tárolni a megvitatott és eldöntött kérdésekről, jelezve, hogy milyen lépéseket tesznek a következő napokban.
Egyszer (még ma is) a jegyzőkönyveket tollal és papírral írták, majd jó példányban másolták a számítógépre, hogy megosszák azt az ülés minden résztvevőjével.
Ma a tanácsadó vagy a modern alkalmazott írja a jegyzőkönyvet közvetlenül a számítógépre, vagy inkább egy érintőképernyős iPadre.
Ebből a célból egy nagyon hasznos webes alkalmazás jelent meg, amely professzionálisabbá, gyorsabbá és érthetőbbé teszi a jegyzőkönyvek elkészítését .
A Minutes.io egy ingyenes webhely olyan felülettel, amely a találkozók jegyzőkönyveinek felírásához és más emberekkel való megosztásához készült .
Az alkalmazás nagyon egyszerű, és jól formázott szöveglapot tartalmaz néhány mezővel, amelyekbe megírhatja a találkozó résztvevőit, a dátumot és a tartás helyét.
Megváltoztathatja a címet, és a kívánt napot olasz nyelven írhatja a hét napjára.
A címsor alatt van egyfajta táblázat, ahova a jegyzőkönyvet fel lehet írni szervezett és világos felállás formájában.
A jelentés egyes tételeihez az első mezőbe meg lehet adni a tipológiát: ha valami eldöntött, ha valami tennivaló, ha információ vagy információ, vagy ha ez egy ötlet.
A második mezőben leírhatjuk, amit mondtak, eldöntöttek vagy szavaztak.
A jobb oldalon minden olyan napirendi pontra, amely a jegyzőkönyvet készíti, felírhatja a beavatkozó vagy a szavazó személy nevét, és esetlegesen a kitűzött dátumot is.
Számos automatizálás is létezik: a dátum automatikusan beíródik, és a résztvevőket betűvel azonosítják.
A jelentés befejezése után megnyomhatja a bal felső sarokban lévő V billentyűt, újraolvashatja, és a Minutes.io gombokkal ismét elküldheti e-mailben vagy kinyomtathatja a jelentést .
Mindegyik jelentéshez hivatkozást generálunk, így mindig elolvashatjuk az interneten.
Az alkalmazást JavaScript-ben, nem Flash-ben készítették, így nagyon jól működik egy iPad-en is.
Még ha a Minutes.io nem engedi megváltoztatni a jelentés grafikus beállítását, az magában foglalja az összes tulajdonságot, hogy munkaszerű módon írjon jelentést: azoknak, akik nem voltak ott, csak a fontos dolgok írhatók, világos formában, összefoglalóval és a sorrendben elkészített létra, ahol az általános információkból és az ötletekből meghozott döntéseket meg lehet különböztetni.
