Egy ideje egy Google mérnök úgy döntött, hogy önállóan dolgozik egy új e-mail projekten, miután segítséget kért egy felhasználótól, aki panaszkodott, hogy túl sok időt töltött üzenetek keresésével az e-mail mezőben. 2004. április 1-jén, szinte véletlenszerűen és egy önálló kezdeményezésnek köszönhetően, pontosan tíz évvel ezelőtt született a Gmail, amely manapság a világon a leggyakrabban használt e-mail szolgáltatás. Noha 15 év telt el a Gmail születése óta, és még sok más az e-mail születése óta, sokan továbbra is rosszul használják az e-maileket és a Gmailt .
Íme 10 hibatípus, amelyeket mindannyian elkövetettünk, amelyeket ehelyett el kell kerülni, vagy pedig mindenképpen a lehető legkisebbre kell csökkenteni.
1) Készítsen sok vázlatot
Amikor megnyomja az Írás gombot a Gmailben, megnyílik az üzenetkészítési ablak.
Ha ír valamit, majd megnyomja a bezárás gombot, akkor az üzenetet a vázlatokba menti.
Ez felhasználható valamilyen jegyzettömbhöz, amelyben elmentheti a teendők listáját, de valószínűbb, hogy tömör és részleges üzenetekkel kerül elküldésre.
Mindenki, aki a Gmailt használja, több száz üres és haszontalan üzenetet talál a törlésre a Piszkozatokban.
2) Törölje az üzeneteket, hogy a beérkező levelek tiszta maradjanak, olvasatlan üzenetek nélkül
Egyszer, amikor az e-mailek korlátozottak voltak a rendelkezésre álló helyre, akkor értelme volt törölni a többé nem szükséges üzeneteket. Ma azonban, mivel van elég hely, és mivel mindenféle üzenet érkezik minden nap, nem kényelmes őket törölni, hanem mappákba vagy címkékbe szűrőkkel rendezni. Szűrheti az e-maileket úgy, hogy azok ne jelenjenek meg a fő részben, vagy archiválhatja az üzeneteket, hogy eltávolítsa őket a beérkező levelekből, anélkül hogy törölné őket.
Olvassa el is: Rendelje meg a Beérkező levelek mappát szűrőkkel és álnevekkel a Gmailben a kapott e-mailek kezeléséhez
3) Mindent jelöljön „olvasottként”
Ami az előző pontot illeti, a Gmailben nem kényelmes mindent olvasottként megjelölni, hogy sorrendben álljon, olvasatlanul hagyhatja őket, de különféle mappákba rendezheti őket.
A hiba az üzenetek olvasottként való megjelölése, gondolva, hogy később visszatérünk hozzájuk. Ne feledje, hogy csak az üzeneteket, amelyeket a Beérkező levelek mappában is fogadnak, az értesítési programok és a mobil alkalmazások nem olvassák el, a többi figyelmen kívül hagyja.
De teljesen elfelejtette.
4) Túl sok olvasatlan e-mail van
Az előző pontról következik, hogy hiba van az olvasatlan üzenetekkel a fő postafiókban.
LÁSD MEG: MEG: A Gmailben csak az olvasatlan üzeneteket tekintheti meg a gyorshivatkozással
5) Küldje el magának e-mailt a fájlok vagy jegyzetek tárolására .
A múltban a Gmailt is használtam helyként dokumentumok, fájlok vagy mellékletek tárolására azáltal, hogy magam üzeneteket küldtem nekem.
A Gmail volt az első e-mail szolgáltatás, amely hatalmas GB helyet biztosított a fájlok számára ingyen, így normális volt ezt a helyet (azt mondják 10 évvel ezelőtt) úgy használni, mintha egy felhőmeghajtó lenne.
Az utóbbi években, tekintettel a valódi felhőalapú szolgáltatásokra, ezt a működési módszert el kell kerülni.
Nagyobb fájlok esetén jobb, ha van egy alkalmazás, például Onenote vagy Evernote vagy Dropbox, Google Drive és Onedrive.
ponton, el kell küldenie magának e-maileket a mentett dokumentumokról, linkekről és mellékletekről. Ennek ellenére néha egyszerűbbnek tűnik, mint egy e-mailt küldeni, mert akkor az örökre a beérkező levelek mappájában lesz.
6) Túlzás a címkékkel és mappákkal
A Gmail támogatja a beágyazott címkéket. A címkék létrehozása hasznos, ha hasonló vagy ugyanazon feladóktól származó e-maileket rendezünk. A lényeg az, hogy nem túl sok, és hogy mind a jobb oldalon megjelennek a görgetés nélkül, különben sok kategóriát és sok kapott üzenetet elfelejthetünk.
7) Csináljon hibát a Válasz és a Válasz mindenkinek között
Időnként megnyomja a csoportos üzenetben a " Válasz " gombot, hogy megossza azt a gondolatot, amelyet csak az a személy kap, aki az utolsó választ küldte. Más esetekben az Összes válasz gombra kattint, amikor valójában privát választ akarta írni.
Az ilyen típusú hibák elkerülése érdekében a Gmailben két nagyon fontos és fontos funkció van:
- Használjon egy rossz e-mail törlési funkciót
- Tegye alapértelmezett viselkedésként a Válasz gombot a Válasz gombra, hogy gyorsan küldjön e-mailt egy névjegycsoportnak
8) Válaszoljon az e-mailekre a téma megváltoztatása nélkül
Az e-mail megbeszélések gyakran végül a témáról szólnak.
Ha ezek fontos e-mailek, akkor az e-mailek megválaszolásakor ellenőrizze, hogy helyénvaló-e megváltoztatni a témát, és ne a régi e-mailt tartani az első e-mailtől.
9) Gondolni, hogy a Gmail nem használható offline állapotban
Noha korlátozottabb funkciókkal rendelkezik, akkor offline módban is megnyithatja a Gmailt, ha nincs internetkapcsolat.
10) Ne használjon speciális keresési operátort
A Gmail célja a kezdetektől fogva egy egyszerűen kereshető e-mail szolgáltatást nyújtott.
Ezért a Gmailen történő keresés nagyon hatékony, jobb, mint bármely más hasonló szolgáltatás, csak ahhoz, hogy ismernie kell a szolgáltatókat és a parancsok használatához.
Egy másik cikk ismerteti a Gmail leghasznosabb speciális keresési szolgáltatóit .
OLVASSA FEL: A Gmail általános útmutatója
