Az e-mail dobozok rendezett kezelése két alapvető dolgot jelent: törölje és mindig tartsa üresen az olvasatlan üzenetek részét, és a beérkező levelek szűrőkön és címkékön keresztül szerveződjen. Míg a levelek rendezéséhez már számos útmutatót látott, köztük azt is, amelyben a Beérkező levelek mappát szűrőkkel és álnevekkel rendelik a Gmailben, itt látjuk a legjobb módszert a Beérkezett üzenetek gyors visszaállítására anélkül, hogy minden beérkezett üzenetet feltétlenül el kellene olvasnunk. a Gmailben, és nem törölhet semmit.
Az a trükk, hogy a Gmailbe érkező leveleket mindig nullára kell tartani (de ez vonatkozik más postaládákra is), az a titokzatos és kevésbé használt funkció, amely "archiválja" a levelet, azaz rejtett állapotban tartása, de törlése és megtartása nélkül. olvasatlan üzenetek kiemelve.
Ha a Archiválás gombot használja a kiválasztott e-maileken, akkor azok eltávolításra kerülnek a beérkező levelekből .
Az archivált üzeneteket azonban nem törlik a Gmailből, hanem csak a kapott üzenetek mappájából.
Az üzenet értesítése akkor is eltűnik, ha az e-mailt nem olvasták.
Bármely e-mail kezelési programban vagy alkalmazásban, például a Gmail, az e-mailek főleg 5 részre vannak osztva:
- A Beérkezett üzeneteknek tartalmazniuk kell az összes olyan e-mailt, amely jelentős és érdekes.
- Levél elküldve, másoknak küldött e-mailekkel.
- Spam, az e-maileket automatikusan nemkívánatosnak tekintik.
- Kuka, törölt e-mailek
- Archivált, az összes üzenet eltávolítva a Beérkező levelek mappából, de nem törölve.
Ezért azokat az e- mail üzeneteket, amelyeket nem kell azonnal elolvasni vagy azonnal megnyitni, de amelyek még mindig megőrizhetők és nem törölhetők, át kell helyezni az Archívumba .
Az archivált és a megszakított e-mailek közötti különbségek nagyon fontosak:
Az archivált e-maileket egy bizonyos idő eltelte után nem automatikusan törlik, mint ahogy a kukába helyezték őket, hanem a Gmailben maradnak, amíg manuálisan törlődnek.
Az archivált üzeneteket a Gmail keresőmotorján keresztül végzett általános keresések is tartalmazzák, ez nem érvényes a spamre vagy a törölt e-mailekre.
Az archivált e-maileket a Gmail tárhelyének korlátain belül számítják, míg a törölt e-mailek éppen ellenkezőleg nem számítanak.
Az archivált e-maileket, amint azt fentebb már említettük, nem jelöljük meg automatikusan olvasottként, és ha archivál egy e-mailt anélkül, hogy megnyitná vagy elolvasná, akkor továbbra is olvasatlanként kell kiemelni, akkor is, ha nem szerepel az olvasandó levelek számában.
Hol érkeznek a Gmailben>> összes üzenet "alatt archivált üzenetek, hogy az összes beérkezett e-mailt és az Archívumban szereplő összes üzenetet együtt jelenítsék meg.
Ha Microsoft Outlook-ot használ, akkor van egy Archívum fül, ahol csak azokat böngészheti.
A címkével tárolt e-mailek akkor láthatók lesznek a címkével ellátott különféle mappákban - mind azokban, amelyeket a Gmail automatikusan létrehoz, mind a személyre szabottban.
Most, hogy tudjuk, hogyan lehet ezt a funkciót használni az üzenetek archiválására, lássuk, hogyan lehet azt visszaállítani a beérkezett üzenetekben nem olvasott üzenetek számára .
Mindenekelőtt az összes olvasatlan üzenet - ideértve a régi üzeneteket is - egyidejű archiválására, törlés nélkül létrehozhat egy szűrőt.
Ezután nyomja meg a Gmail keresőmezőn található lefelé mutató nyilat, nyomja meg a Keresés melletti gombot, és helyezze el az "olvasatlan üzeneteket".
Alul nyomja meg a szűrő létrehozása hivatkozást ezzel a kereséssel, erősítse meg a műveletet, majd a szűrőablakban válassza csak a "Beérkező levelek (Archívum) figyelmen kívül hagyása" mezőt.
Mielőtt a Szűrő létrehozása elemre kattint, válassza a " Szűrő alkalmazása a korábbi beszélgetésekre " lehetőséget.
Ezért az összes eddig olvasatlan üzenet archiválásra kerül, és az olvasandó e-maileket ábrázoló szám visszaáll.
Végül nyissa meg a Gmailbeállításokat a jobb felső sarokban lévő fogaskerék gomb megnyomásával, lépjen a Szűrők szakaszba, és törölje az újonnan létrehozott szűrőt (hogy megakadályozza a következő bejövő üzenetek automatikus archiválását).
Az e-mail üzenetszűrők létrehozásával biztosítható, hogy a jól definiált címekből származó e-maileket automatikusan archiválják, még olvasatlanul is hagyva őket.
Arhiválhatja az összes olyan üzenetet, akár olvasott, akár nem olvasottként, amely egy bizonyos dátum előtt érkezett .
Ehhez keressen : Beérkezett üzenetek mappában korábban: 2016/12/31 (ebben a példában szeretnék archiválni az összes 2016. december 31-e előtt kapott üzenetet), majd nyomja meg a Létrehozás szűrőt ehhez a kereséshez, és válassza a Beérkező levelek figyelmen kívül hagyása műveletet (Archívum ), azzal a lehetőséggel, hogy a szűrőt alkalmazza az összes beszélgetésre.
A jövőben, amikor olyan üzenetet kap, amelyet nem kell elolvasnia (például a Facebook, az Amazon vagy más alkalmazások értesítése), törlés nélkül közvetlenül elküldheti.
Ha e-mailt szeretne archiválni a Gmailben, válassza ki azt a listából, majd nyomja meg a tetején található Archiválás gombot, hogy eltűnjön a beérkező levelekről.
Az üzenetek archiválását a számítógépen fel lehet gyorsítani, ha kiválasztja az E-mailt és megnyomja az E gombot a billentyűzeten.
Az Androidos Gmail alkalmazásban a Menü> Beállítások> Általános beállítások> A Gmail alapértelmezett művelete menüpontot választhatja, és a Fájl (a Törlés helyett) menüpontot választhatja.
Ilyen módon csak húzza el az üzenetet balra vagy jobbra az archiváláshoz törlés nélkül.
A Gmail iPhone és iPad készülékeken is használhatja az Archiválás gombot, miután kiválasztotta a beérkező levelek üzeneteit.
Ha véletlenül archivált egy üzenetet, akkor egyszerűen visszatérheti azt a Beérkező levelek mappájába: keresse meg az Összes üzenet listából, válassza ki, majd a gomb segítségével mozgatja a Beérkező levelek mappába .
