Hányszor kellett manuálisan kitölteni a leveleket, címkéket vagy meghívókat, mindegyikről különféle információkkal: alapvetően a levél vagy a címke sablonját meg kell másolni az egész lapon (rögzített adatok), és mindegyiket meg kell tölteni a különböző bevitt adatok (rugalmas adatok). Ez a művelet nagyon unalmas és ismétlődő lehet, de szerencsére az adatok írására és kezelésére használt programok nagyszerű segítséget nyújtanak a levél egyesítéséhez, amely lehetővé teszi a rugalmas adatok replikálását rögzített adatokkal létrehozott modelleken belül, így egy jegyben elkészítheti az összes jegyet, levelet vagy címkét az összes szükséges adattal. Ebben az útmutatóban látjuk, hogyan kell elvégezni a levelek egyesítését a Word, az Excel és a LibreOffice alkalmazásban, így időről időre kiválaszthatja a legjobb programot a számítógépünkön.
OLVASSA OLVASSA: A levelek egyesítése a Gmailben, hogy személyre szabott e-maileket küldjön több névjegyre
Hogyan kell végrehajtani a levelek egyesítését?
Ha számtalan nyomatot kell készítenie rögzített adatokkal és rugalmas adatokkal, akkor csak olvassa el a következő fejezeteket, hogy elérje a célt anélkül, hogy minden adatot manuálisan kellene írni, és jelentősen felgyorsítva a levelek, jegyek, címkék stb. Nyomtatását.A levelek egyesítése a Word és az Excel segítségével
E-mail egyesítés létrehozásához elkezdjük a dokumentumunk rögzített részének a Word-en történő írását: segítségre lehetünk az Office program által kínált modellek megvalósításában, hogy rendelkezzünk egy bázissal, ahonnan indulhatunk.
Miután a "rögzített" rész elkészült, meg kell jelölnünk az egyesítés nyomatait a dokumentumon, azaz azokat a részeket, amelyeket rugalmas adatokkal kell kitölteni. Kattintson a Letters menü tetején, majd kattintson a Mail Merge - Start Mail Merge varázsló indítására .
A dokumentum jobb oldalán oldalsáv nyílik, ahol iránymutatást kapunk az e-mail egyesítés létrehozásában: kiválasztjuk a készítendő nyomtatás típusát ( levelek, e-mailek, borítékok, címkék vagy lista ), nyomjuk meg a Tovább gombot, és válasszuk a Dokumentum használata lehetőséget. Aktuális vagy A dokumentum elrendezésének megváltoztatása (a program létrehozza a kitöltendő mezőket), nyomja meg ismét a Next gombot, és a következő szakaszban válassza az Új lista létrehozása lehetőséget a rugalmas adatok előállításához.
Kényelem kedvéért az Excel-t is használhatjuk, amely sokkal alkalmasabb adatgyűjtéshez a levelek egyesítéséhez; Ha a Word dokumentumot egy pillanatra felfüggesztettük, megnyitjuk az Excel programot, és elkezdi a különféle sorokba és oszlopokba illeszteni az e-mailek egyesítéséhez használt adatokat.
Ebből a célból elkészíthetünk egy egyszerű táblát is, hogy mindent a lehető legtisztábbá tegyünk, és megkönnyítsük a feladatot, ha egyszer visszatérünk a Wordbe.
Miután elkészítettük az Excel dokumentumot rugalmas adatokkal, és elmentettük a táblázatot, térjünk vissza a Word dokumentumhoz, és az oldalsávon menjünk az adatkiválasztás szakaszba, hogy megnyomjuk a Tallózás gombot.
Megnyílik egy ablak, ahol egyszerűen ki kell választanunk a korábban létrehozott Excel dokumentumot; ezt követően a program megkérdezi tőlünk, hogy szeretnénk-e használni a jelen táblázatot, vagy kézi kézzel válasszuk ki a használni kívánt adatokat.
Ily módon létrehozjuk a levél egyesítés címzetteit, amelyek megjelennek a dedikált ablakban.
Csak annyit kell tennünk, hogy ellenőrizze az adatbevitelt, és végül kattintson az OK gombra .
A következtetés befejezéséhez a jobb oldali sávban a Tovább gombra kell kattintanunk, válassza ki az adatok által generált címkék elrendezését (vigyázzon, hogy azok megegyezjenek a rugalmas adatokkal kitöltendő részkel!), Nyomjuk meg ismét a Next gombot, ellenőrizzük a borítékokat egyenként, a Word által generált betűk vagy címkék, és végül a nyomtatás gombra kattintva nyomják meg az utolsó képernyőt (miután utoljára megnyomták a Next gombot ).
Ha nem vagyunk elégedettek az eredménnyel, a varázsló utolsó képernyőjén megjelenő Szerkesztés az egyedi címkék szerkesztés gomb segítségével is létrehozhatjuk az egyedi címkéket, betűket vagy borítékokat.
Az egyesítés a LibreOffice-on
Ha nincs lehetőségünk a Microsoft Office használatára számítógépünkön, akkor mindig telepíthetjük az ingyenes LibreOffice programcsomagot, amellyel végrehajthatjuk az e-mailek egyesítését (ezt soros nyomtatásnak nevezzük).Megnyitjuk a LibreOffice Calc programot, és beillesztjük az összes rugalmas adatot, amelyet a későbbi sorozatnyomtatáshoz felhasználunk, ügyelve arra, hogy egy táblázatba rendezzük őket.
Mentse el a táblázatot, és nyissa meg a LibreOffice Writer programot, kezdje el írni vagy létrehozni a levél egyesítéséhez használt rögzített modellt, majd nyissa meg az Eszközök menüt, majd kattintson a Nyomtatás varázsló elemre sorozatban .
Ezen a képernyőn választhatjuk, hogy a már nyitott dokumentumról kezdjük-e, vagy újabb dokumentumot vagy az internetről letöltött modellt szeretnénk feltölteni; miután választottad, nyomjuk meg a Next gombot, kiválasztjuk, hogy levelet vagy e-mailt akarunk-e létrehozni, és újra nyomjuk meg a Next gombot, hogy a legfontosabb képernyőn találjuk meg magunkat, ahol beilleszthetjük a címblokkot.
Most kattintson a Címlista kiválasztása elemre, és az új ablakban kattintson a Hozzáadás elemre, hogy hozzáadhassa a Calc-kel korábban létrehozott táblázatot (különösen az adatok rendezéséhez létrehozott pivot táblát).
A rugalmas adatok betöltése után nyomja meg az Egyéb gombot az adatformátum kiválasztásához, majd válassza a Kombinált mezők lehetőséget, hogy kiválaszthassa, mely adatokat használja a kiválasztott formátumban.
Most rákattintunk az OK gombra, ellenőrizzük, hogy az összes generált dokumentum rendelkezik-e az adatokkal, amelyeket betöltöttünk, majd újra nyomjuk meg a Next gombot, kiválasztjuk a legmegfelelőbb üdvözlő formát, újra nyomjuk meg a Next gombot, és beállítottuk az adatok elrendezését a dokumentumban, hogy tudjuk a végső eredmény előnézete.
Visszatérünk a Writer dokumentumhoz, ezúttal annyi dokumentumra osztva, amennyit készíthet nyomtatás (látni fogjuk, hogy egy új eszköztár jelenik meg a tetején). A nyomtatási folyamat elindításához egyszerűen nyomja meg az Összetett dokumentumok nyomtatása ikont.
Következtetések
A levél egyesítése nagyon hasznos lehet az irodában, amikor egyetlen dokumentumot kell küldeni több embernek, és valójában csak az üdvözlő üzenetet, a fejlécet és az utolsó üdvözletet kell megváltoztatnunk mindegyikén. Nagyon hasznos lehet otthoni esküvői meghívók, különleges meghívók vagy személyre szabott jegyek készítéséhez minden vendég számára: az általunk bemutatott lépéseket követve a Word és az Excel (fizetett programokként elérhető) és a LibreOffice (elérhető) használatával kinyomtathatjuk az egyesítést. ingyenes).Nem tudjuk, hogyan lehet címkéket készíteni a Word-en. "> Hogyan készíthetünk címkéket a Word segítségével.
Ha ehelyett számlát kell készítenünk az Excel segítségével, akkor felkérjük, hogy olvassa el a Hogyan készítsünk egy számlát Excel-rel, cikkünket a nulláról, egyszerű és személyre szabott módon .
Végső olvasatként azt javasoljuk, hogy vessen egy pillantást a Névjegykártyák nyomtatása a Word vagy a LibreOffice programra, ez nagyon hasznos, ha számos rögzített adatokkal rendelkező névjegykártyára van szükségünk.
