Meg kell osztanunk a fontos munkadokumentumokat, de el akarjuk kerülni, hogy minden érdektelen szem elolvassa a bizalmas adatokat Az ikonra kattintva kiválaszthatunk egy sorozatot, amely a dokumentum megfelelő védelmét szolgálja: a fájl megnyitásának megakadályozásához válassza a Titkosítás jelszóval lehetőséget, írja be kétszer a kiválasztott jelszót, majd erősítse meg az OK gombbal; Most csak annyit kell tennünk, hogy elmenti a fájlt (a CTRL + B vagy a CTRL + S megnyomásával a billentyűzeten), zárja be az Office alkalmazást, és ellenőrizze, hogy a fájl megnyitásakor a választott jelszót kérdezzék-e.
Bármely jelszó eltávolításához egyszerűen nyissa meg a dokumentumot, írja be az eddig használt jelszót, térjen vissza a Dokumentum védelme elemre, majd kattintson újra a Titkosítás jelszóval gombra, ügyelve arra, hogy ezt a mezőt most üresen hagyja (csak törölje a pontokat és nyomja meg a gombot) OK ).
Az eljárás bármely Office programra érvényes: Word, Excel, PowerPoint és a Microsoft által gyártott munkacsomagban található többi programra.
Változtassa meg a védelmet
Ha viszont védeni akarjuk az Office dokumentumainkat a változások ellen, akkor be kell állítanunk a letiltandó változtatások szintjét (tekintettel arra, hogy egyes dokumentumokban vannak szövegmezők vagy hasznos kullancsok a kitöltéshez).
Megnyitjuk a dokumentumot, visszatérünk a Fájl menübe, és a Dokumentum védelme menüben válasszuk a Módosítás korlátozása elemet. Egy új oldalsáv nyílik meg a dokumentumon, ahonnan eldöntheti, hogy alkalmazza-e a formázási korlátozásokat vagy a változások korlátozásait.
Ennek az útmutatónak a céljára pipát teszünk a Csak az ilyen típusú változtatások engedélyezése a dokumentumban elemre, és a legördülő menüben válasszuk a rendelkezésre álló elemek egyikét: Nincs változtatás (csak olvasható), javítások, megjegyzések és űrlap kitöltése .
Ha egy vállalati hálózat tagjai vagyunk, és ugyanabban a vállalati irodában regisztráltak más felhasználókat is, akkor a változtatásokat egy adott csoportra is korlátozhatjuk, a Kivételek mezőben (opcionális) választva azt, akit érint a változások korlátozása.
A védelem alkalmazásának megerősítéséhez kattintson az alábbi lehetőségre az Igen, védelem alkalmazása lehetőségre ; megnyílik egy ablak, amelyben megadhatja a kiválasztott védelmi jelszót (amely valószínűleg különbözik a hozzáféréshez megadottól), vagy pedig beírhatja a hitelesítést adminisztratív hitelesítő adatok felhasználásával (csak a jelenleg használt PC vagy Windows fiók változtatások).
Ha jelszó-hitelesítést használunk, probléma nélkül integrálhatjuk az első fejezetben látható hozzáférési zárat.
Ha ehelyett felhasználói hitelesítést használunk, akkor a dokumentum azonnal titkosítva lesz, és csak engedéllyel rendelkező felhasználók tekinthetik meg, akik semmi esetre sem tudják módosítani (csak a fiókunk jogosult a módosításokra).
Az ilyen típusú védelem eltávolításához egyszerűen ismételje meg a már látott lépéseket, távolítsa el a jelölőnégyzetet a Csak az ilyen típusú változtatások engedélyezése a dokumentumban lehetőségről .
A dokumentumok védelme a LibreOffice-on
Az Office egy nagyon drága munkacsomag, amelyet a Microsoft több száz euróval értékesített, ezért nehéz megvásárolni hétköznapi vagy otthoni felhasználótól. Érvényes alternatívaként mindig használhatjuk a LibreOffice programcsomagot számítógépünkön, ingyen elérhetőként.Lássuk együtt, hogyan védjük meg a dokumentumhoz való hozzáférést, és hogyan kerüljük el a jogosulatlan módosításokat.
Nyitásvédelem
A legfontosabb dokumentumok védelme érdekében megnyitjuk a LibreOffice alkalmazást, válasszuk ki az elindítandó programot, hozzuk létre a dokumentumot, és mentéskor kattintson a Fájl -> Mentés másként elem tetején található elemre .
A mentési ablakban kiválasztjuk a fájl nevét, a mentési útvonalat, és győződjön meg róla, hogy bejelöl egy pipát a Mentés jelszóval elemre, majd kattintson a Mentés elemre az alján.
Egy további ablak nyílik meg, ahol kétszer megadhatja a választott jelszót; Ha készen áll, kattintson az OK gombra a dokumentum mentéséhez. Mostantól csak azok, akik tudják a jelszót, képesek lesznek megnyitni a fájlt és megtekinteni annak tartalmát.
Változtassa meg a védelmet
Ha inkább meg akarjuk védeni a dokumentumot a nem kívánt változásoktól, akkor ismételjük meg az előző fejezetben ismertetett lépéseket, vagyis lépjünk a Fájl -> Mentés másként elemre, helyezzük a pipát a Mentés jelszóval elemre, majd kattintsunk a Mentés aljára. Az ablakban, amelybe be kell írnunk a nyitó jelszót, kibontjuk az Opciók elemet, bejelöljük a Csak olvasható fájl megnyitása elemet, majd a megnyitáshoz megadottól eltérő jelszót írunk be.
Az OK gombra kattintva erősítjük meg. Mostantól kezdve a dokumentumot csak olvashatóvá fogjuk nyitni anélkül, hogy bármiféle változtatást tennünk (függetlenül attól, hogy védett-e a fájlhoz való hozzáférés vagy sem). A védett dokumentum módosításához kattintson a tetején található Szerkesztés menüre, válassza a Módosítási mód elemet, és írja be a változtatások védelme érdekében kiválasztott feloldó jelszót.
Következtetések
Ebben az útmutatóban együtt láthattuk, hogyan lehet megvédeni a dokumentumokat a megnyitáskor és hogyan lehet megvédeni a dokumentumokat a változásoktól, ha Office-ot, vagy pedig az ingyenes LibreOffice programcsomagot használunk.Alternatív megoldásként megóvhatunk egy vagy több védelmet közvetlenül a mappákra történő alkalmazásával, amint azt a fájlok és mappák jelszavakkal történő védelméről szóló útmutatónk ismerteti.
A dokumentumok változásokkal szembeni védelme érdekében egy másik módszer (széles körben használt) magában foglalja az Office-dokumentum konvertálását PDF-be, ahogyan azt a PDF-fájl jelszóval történő védelméről szóló útmutató ismerteti, hogy ne nyissa meg és ne szerkesztje azt .
