Azoknak, akik e-maillel dolgoznak, felmerülhet, hogy megakadályozzák, hogy a több embernek elküldött e-mailek címzettjeinek lehetősége legyen mindent továbbítani vagy megválaszolni, vagyis nem továbbíthatják az üzenetet másoknak, vagy nem válaszolhatnak mindenkinek. azokat lemásolták. Ez a funkció csak a Microsoft Outlook, 2003, 2007 és 2010 e-mail klienseken létezik.
Az elküldött e-mailek védelme lehetővé teszi, hogy megakadályozzuk az üzenet címzettjétől az e-mail másolását, kinyomtatását vagy továbbítását.
A beállítás használatának okai összefüggenek az üzenetben szereplő információk titkosságával vagy azzal a vágyal, hogy megakadályozzák, hogy valaki válaszoljon egy csoportos e-mailre.
A válaszok elkerülése érdekében kétféle mód van: az egyik kézi konfigurációval, a másik a program pluginjával.
A védelem nem lesz abszolút, csak visszatartó erejű lehet, mivel ha a védett e-mailt a Microsoft Outlookon kívüli más e-mail kliensekkel nyitnák meg, a védelem nem lenne hatékony.
Azon szervezetekben és irodákban, ahol a leveleket csak az Outlook segítségével lehet olvasni, ezt a védelmet nehezebb megkerülni.
A „Válasz mindenkinek” és a „Továbbítás” letiltásának kézi módszerét lépésről lépésre ismertetjük a Microsoft Outlook súgó oldalán .
A védelmi modul létrehozása nagyon egyszerű, és egyszer és mindenkorra megtehető, azzal a lehetőséggel, hogy a blokkolást az e-mail szerint beállíthatja vagy sem.
Ha inkább, akkor inkább az Exchange és az Outlook (csak 2007 és 2010) pluginjét használhatja, amely deaktiválja a Válasz mindenkinek lehetőséget és az elküldött e-mailek továbbítását.
A NoReplyAll plugin (ingyenes) letölthető és telepíthető az e-mail üzenetek küldésére használt számítógépre.
Az Outlook újbóli megnyitásával és új üzenet elkészítésével a kiterjesztés telepítése után két új gombot kell látnia a felső menüben, amelyekkel letilthatja a továbbítás funkcióit mások számára.
Ha megpróbálja elküldeni ezt az e-mailt magadnak, amelyet mindenkinek védett, észreveszi, hogy a fogadott üzenet újbóli megnyitásával letiltják az üzenet továbbításának és az e-mailbe másoló címzetteknek való válaszadás gombjait.
A feladónak való válaszadás nyilvánvalóan lehetséges.
Ha a felhasználó megkísérel mindent továbbítani vagy válaszolni az Outlook gyorsmenüjében (amely nincs letiltva), figyelmeztetés jelenik meg, hogy a funkció nem érhető el.
Ha az e-mail címzettje nem használja a Microsoft Exchange vagy az Outlook alkalmazást, és megpróbál mindenkinek válaszolni, még akkor is, ha nem tiltja le, a többi címzettet nem másolja automatikusan, amelyet szükség esetén manuálisan választ ki.
Kiegészítő szolgáltatásként a beépülő modul konfigurációs menüjéből ( Eszközök -> Opciók ) felsorolhat néhány kulcsfontosságú kifejezést, amelyekkel figyelmeztetéseket kaphat, ha melléklete nélkül küld üzenetet.
Az Outlookon keresztül elküldött e-mailek bizalmas kezelésének hatékonyabb módja a BCCThis plugin, amely lehetővé teszi az e-mailhez csatolt magán CCN üzenetek küldését, amelyek csak néhánynak láthatók.
